1. Attribuer une référence à chaque commande
Utilisez la même référence dans les messages, les marques des colis et les documents. Notez ville fournisseur, produit, colis attendus et disponibilité. Distinguez quantité de produits et nombre de colis : dix articles peuvent occuper moins ou plus de dix colis. Confirmez l’adresse et la référence de réception avec l’entrepôt avant l’envoi.
2. Confirmer les mesures après emballage
Pour chaque format de colis, relevez longueur, largeur, hauteur extérieures, poids brut et quantité, avec unités. Signalez les estimations et actualisez après réemballage. Faites préciser les pièces fragiles, formes particulières et restrictions de gerbage signalées. Une étiquette ou une photo seule ne confirme pas l’adéquation de l’emballage à tout le trajet.
3. Convenir des contrôles à réception
Décrivez avant l’arrivée les contrôles demandés : comptage des colis, état extérieur ou photos d’étiquettes précises. Confirmez ce qui est possible et la transmission des constats. L’ouverture, le comptage intérieur ou les essais nécessitent un accord distinct ; un contrôle extérieur ne détermine pas l’état de chaque article contenu.
4. Consigner les écarts et convenir de la suite
Comparez les colis reçus à la liste attendue. Pour un écart de nombre, de description ou d’état apparent, notez référence, constat, photos disponibles et responsable du suivi. Séparez observation et action proposée. Convenez de la suite, du coût éventuel et de l’autorisation avant intervention.
5. Décider s’il faut attendre les commandes restantes
Si une commande n’est pas prête, étudiez attente, départ séparé ou révision de l’envoi selon les biens disponibles et l’échéance de réception. Clarifiez le stockage, la manutention supplémentaire et le transport modifié. Notez décision et responsable ; le groupage ne garantit pas un coût total inférieur.
6. Arrêter la liste avant le départ
Gardez une version à jour des colis reçus, dernières mesures emballées, points ouverts et commandes à expédier. Identifiez qui valide les changements et fournit les documents commerciaux manquants. Consignez ce qui reste stocké et la suite convenue. Confirmez emballage final et périmètre du transport avant sortie.
MODÈLE DE SUIVI /
Votre registre de commandes fournisseurs
Téléchargez un registre vierge pour préparer votre envoi. Il contient 23 champs et trois références de départ à remplacer par les vôtres. Laissez quantités et dates inconnues vides jusqu’à confirmation.
Décrire chaque format de colis
Utilisez une ligne distincte pour chaque format, en conservant la référence commande. Précisez unités et caractère estimé ou confirmé des mesures.
Séparer constats et actions
Renseignez séparément colis attendus et reçus, écart apparent et action proposée. Ajoutez responsable et état de la décision.
Confirmer ce qui part
Identifiez les lignes prévues au départ et celles encore en attente. Actualisez la date de mise à jour lorsque mesures ou décisions changent.
Ouvrez le fichier dans un tableur. Si un écran d’import apparaît, choisissez UTF-8 et la virgule comme séparateur. Ce fichier est destiné à votre suivi ; envoyez un résumé via le formulaire et gardez les documents pour la suite.
Appliquer à votre envoi
EXEMPLE ILLUSTRATIF
Les commandes A et B sont arrivées, mais la date de disponibilité de C reste inconnue. Notez C en attente, sans le considérer comme reçu. Comparez l’attente avec le départ de A et B, désignez la personne qui valide et conservez la liste datée des colis autorisés à partir. Actualisez le colisage si le regroupement change.
À vérifier avant la prochaine étape
- Rattachez chaque arrivée à une commande avant de valider la réception.
- Séparez manquants, dommages visibles et action en attente d’accord.
- Obtenez un accord explicite sur la liste finale des colis à expédier.
Les termes expliqués simplement
- Marque de colis
- Identifiant reliant un colis à une commande ou à une ligne de colisage, par exemple A-01 sur A-08.
- Date limite
- Échéance d’une étape précise, comme la réception du fret ou le dépôt des documents. Précisez l’étape et le fuseau horaire.
PROCHAINE ÉTAPE
Achats et groupage
Regroupez les commandes de vos fournisseurs chinois à Guangzhou avant leur expédition.
